Вы читали об этом в каждой газете в каждом городе по всей стране: Некоторые бухгалтера, доверяет владелец малого бизнеса, embezzles тысяч долларов. Если кражи не ставит владельца из бизнеса, это, конечно причины головной болью.

Поэтому мы слышим о таких случаях так часто, что, в малом бизнесе, может быть только владелец и бухгалтера. Владелец не нравится делать книги, их не понимает, как и полагается по этому одному человеку, чтобы заботиться о вещи. Бухгалтера, который, как правило, имеющие личные финансовые трудности, занимает небольшую сумму денег намерены рассчитаться с долгами. Никто, кажется, уведомления, так еще берется. За период времени, он начинает, чтобы подняться на большие деньги.

Здесь понятие "внутренний контроль" приходит дюйм По существу, каждый бизнес должен иметь, на определенном уровне, системы внутреннего контроля в целях защиты от потерь, как преднамеренные и непреднамеренные. Это потому, что "внутренний контроль" систем: 1) защиты денежных средств и других активов; 2) повышения эффективности при обработке операций, и, 3) обеспечить надежность финансовой отчетности. Система внутреннего контроля состоит в основном из политики и процедур, предназначенных для обеспечения достаточной уверенности, что эти три цели будут достигнуты. Размеров и сложности бизнеса будет определять степень системы внутреннего контроля.

Независимо от размера, одна из наиболее важных аспектов системы внутреннего контроля является концепция разделения обязанностей. Разделение обязанностей делает его более трудным для кражи и ошибки остаются незамеченными. Это очень необычно для двух сотрудников на "сговор" с целью украсть у компании.

Я работал в качестве внутреннего аудитора для газеты цепи в течение трех лет. Моя работа была ходить в редакции газет без предварительного уведомления и перейти непосредственно к Кассовые боксы, считать их, и проверить квитанции. Один из моих наиболее важных шагов, аудит, чтобы убедиться, процедур внутреннего контроля были на месте и работает правильно. Вот несколько советов для процедур внутреннего контроля в отношении обработки наличных денежных средств:

- Разрешить только конкретных указанных лиц для обработки наличности.

- Дайте ответственность за бухгалтерский учет, чтобы человек, который не занимается денежными средствами.

- Использование пронумерованных квитанций к документу все платежи.

- Сделать все банковские депозиты оперативно.

- Человек, который готовит банковских счетов должно быть иным, чем один обработки наличности.

- Если это возможно, человек, который делает банковского вклада должен быть иным, чем тот, кто обрабатывает наличными, так и тот, кто готовит банковских счетов.

- Сделать месторождений нетронутыми, не суммы, снятые оплатить расходы.

- Хранить денежные средства и чековой книжки в закрытом ящике или в кассу.

- Так кассах никогда не будет 100 orrect все время, установить уровень толерантности для излишков и дефицита, чтобы определить точку, в которой меры по исправлению положения будут срабатывать.

- Сделать все выплаты по чеку, за исключением минимальной суммы, выплачиваемые из мелкой наличности.

- Убедитесь, что каждый платеж связан с бумажного документа, такие как ваучер, чтобы на бумаге существует для всех выплат.

- Проведение случайных насчитывает удивление кассовой наличности и денежных ящиков.

- Инвентаризация и другие активы часто и сравнить с компанией книг.

Система внутреннего контроля создана еще в профилактической мерой является более эффективным, чем создание корректирующих системы в ответ на потерю. Если это так бывает, что есть только ты и бухгалтер в малом бизнесе, вы должны научиться делать некоторые из бухгалтерских задач, чтобы вы могли выборочной проверки работы бухгалтера. Это, само по себе является отличной профилактической мерой.

Об авторе:
Джон У. день, МВА является автором двух курсов в области бухгалтерского учета основы: Реальная жизнь Учет Номера для бухгалтеров (20-ч онлайн) и СЕРДЦЕ бухгалтерского учета (4-ч PDF). Посетите его сайт в http://www.reallifeaccounting.comto бесплатно скачать его 3 электронных книг, относящихся к учета малого бизнеса и его ежемесячный информационный бюллетень по вопросам бухгалтерского учета.